Cómo crear un calendario editorial estelar

Todas las empresas pasan en algún momento por esa fase en la que su calendario editorial no es más que una lista de ideas en Microsoft Word o Google Docs.

Y entonces se produce un punto de inflexión. 

Los objetivos no están claros

Los resultados no llegan

Los contenidos no generan tráfico orgánico ni leads

Los redactores a veces aciertan, y otras no

El blog se llena de artículos centrados en las mismas palabras clave

En dos palabras: falta organización.

Y un calendario editorial no resolverá por sí sólo todos los problemas, pero es un documento clave de cualquier estrategia de contenidos porque ayuda a poner orden, visualizar, priorizar y planificar. 

Quizás te has dado cuenta de que esto es lo que necesita y no sabes ni por dónde empezar. 

O quizás ya tienes un calendario de contenidos, pero quieres mejorarlo, afinar más (si este este tu caso, sáltate la primera sección y coge la vía rápida, que las bases ya te las sabrás)

Pero estés en el punto que estés, en este artículo te damos algunas claves para crear un calendario de contenidos de nivel estelar. 

¿Qué es un calendario editorial?

Empecemos con una definición sencilla de calendario editorial, también conocido como calendario de contenidos. 

Un calendario editorial es como la agenda de un equipo de contenidos: un documento que refleja qué contenidos se van a publicar y cuándo. También puede responder a otras preguntas como dónde lo van a publicar, cómo van a promocionarlo o cuál es su finalidad. 

Y ahora vamos a entrar en detalles, porque un calendario editorial puede tener distintos formatos, y aunque los datos básicos siempre son los mismos, la información complementaria puede variar un montón. 

Verás que no hay una única receta de calendario editorial, sino tantas como equipos hay, y lo único que importa es que cumpla esta finalidad: guiar y facilitar el trabajo diario de redacción de contenidos.

Antes de crear tu calendario editorial 

Puedes empezar por responder estas tres preguntas. Te ayudarán a definir las necesidades editoriales del equipo y a crear un calendario de contenidos estelar. 

¿Cuánto tiempo va a durar tu calendario editorial? 

Lo habitual es que tu calendario editorial contenga ideas para crear contenido durante uno, dos, tres o seis meses. Pero podrías escoger cualquier otro plazo temporal. 

Por un lado, quieres optimizar el proceso de generación de ideas para tu calendario editorial. Repetir este paso constantemente no es tan eficiente como hacerlo todo junto de una vez. 

Pero por otro lado, tampoco deberías generar ideas a largo plazo, porque tus necesidades de contenidos pueden cambiar y, en ese caso, estarías malgastando el tiempo. 

Un plan de marketing digital es dinámico y siempre hay que analizar los resultados y hacer pequeños reajustes para seguir creciendo y mejorar. 

¿Qué objetivos tendrá tu calendario editorial? 

El principal objetivo de un calendario editorial es organizar en el tiempo las distintas ideas de contenidos que se van a publicar. Pero eso no quiere decir que sea el único. 

Hay calendarios editoriales en los que se deja espacio para que el equipo de marketing (o incluso cualquier empleado de la empresa) pueda dejar ideas y peticiones de contenidos, o comentarios sobre el contenido que se está produciendo o se acaba de publicar. 

☛ Aquí el calendario editorial tendría una función secundaria de ayudar en la generación de ideas o centralizar las peticiones de contenidos y el feedback. 

En otros equipos de marketing, aprovechan el calendario editorial para incluir información básica para los redactores de contenidos, como normas de estilo o enlazado interno, checklists con aspectos que deben cumplir, listas de palabras clave, definición de audiencias etc. 

☛ Aquí el calendario editorial tendría la función secundaria de servir de roadmap o documento guía para los redactores y/o el equipo de marketing. 

¿Qué tipos de contenido vas a producir?

La mayor parte de los calendarios editoriales se centran en los contenidos de blog, porque son los que se publican con más frecuencia y regularidad. 

Claro que hay otros tipos de contenido, como landing pages, ebooks, whitepapers, FAQs, artículos de soporte, artículos de opinión, guest posts, infografías, presentaciones… la lista es interminable. 

Pero habitualmente se publican más esporádicamente o en menor cantidad, de ahí que muchas veces no se vea la necesidad de incluirlos en el calendario editorial.

30 datos que podrías incluir en tu calendario editorial 

Los primeros campos son bastante básicos y seguramente no podríamos llamar calendario editorial  a un documento que no incluya al menos el título o la idea de contenido y la fecha de publicación. 

Pero a partir de ahí, todos los campos de un calendario de contenidos son opcionales y debes escoger aquellos que se ajusten a las necesidades de tu proceso de producción editorial. 

1. Título / tema / idea: si ya tienes un título, aunque sea provisional, inclúyelo. Pero si aún no lo tienes, no te preocupes, puedes poner un título descriptivo de la idea como ‘Artículo sobre cómo resolver X problema”. 
2. Fecha: el día o la semana en la que piensas publicar el contenido.
3. Tipo de contenido: el tipo de pieza que se va a producir. Ej. blog post, contenido descargable para generación de leads, landing page, etc. 
4. Descripción: describe en dos o tres líneas sobre qué trata el contenido. Si ya tienes una idea más o menos clara, aquí podrías incluir por ejemplo información de las distintas secciones que se van a desarrollar.
5. Ángulo: ¿cuál es la propuesta de valor del contenido? ¿Desde qué punto de vista único se va a tratar el tema? ¿Cómo se diferenciará de su competencia digital? responde cualquier de estas preguntas para definir el valor y el ángulo de la pieza. 
6. Contenido pilar o de apoyo: si trabajas con clusters temáticos (topic clusters), añadir este campo en tu calendario editorial te ayudará a visualizar rápidamente si las piezas que se van a producir son páginas pilares o páginas de apoyo. 
7. Categoría: si se trata de contenidos de blog, especifica dentro de qué categoría se van a publicar. Este campo también puede ser relevante para otras secciones web organizadas en categorías, como los centros de ayuda o las secciones de preguntas frecuentes. 
8. Plataforma de publicación: el lugar en el que se publicará originalmente el contenido, como tu blog, Medium, LinkedIn Pulse, Slideshare, etc. 
9. Objetivo de negocio: el beneficio que intentas conseguir redactando el contenido. Ej. generar tráfico orgánico, educar a la audiencia sobre un producto, mejorar la relación con clientes, nutrir la relación con los prospects y leads.
10. Objetivo del usuario / user story: pregúntate por qué escribes el contenido, pero no desde el punto de vista de tu negocio, sino pensando en el usuario que va a leerlo. Es decir, en cómo vas a ayudar a tu audiencia. 
11. Buyer persona o segmento de audiencia: si trabajas con varios buyer personas, lo más sencillo es incluir el nombre del buyer persona para el que se crea el contenido en el calendario editorial. También puedes usar una breve descripción del tipo de cliente ideal al que se dirige. Ej. gerente de negocio con menos de 3 años de experiencia. 
12. Etapa del funnel o del buyer’s journey: aquí depende de la terminología con la que te sientas más cómodo, la del funnel de ventas (TOFU, BOFU, MOFU) o la del ciclo de compra del consumidor (descubrimiento, consideración, decisión). Pero la idea es identificar en qué punto del proceso se encuentra el lector del contenido. 
13. Idea aportada por: quién ha generado la idea para el contenido. Este punto es especialmente importante cuando el calendario de contenidos acepta ideas de empleados de otros departamentos dentro de la empresa.
14. Autor / redactor del contenido: quién se encargará de redactar el contenido o de coordinar la redacción en caso de que haya varios redactores implicados. 
15. Autor público: el nombre de la persona que firmará el contenido públicamente. Puede ser la misma persona que el autor real de la pieza o no. Por ejemplo, un artículo de opinión podría ser creado por alguien del equipo de marketing, pero ir firmado por un miembro del equipo ejecutivo. 
16. Canales de distribución: un contenido sin visibilidad es una pérdida de tiempo y de recursos. Piensa, ya desde el principio, en cuáles serán los principales canales de distribución para amplificar su audiencia. Ej. redes sociales, campañas de mailing, etc. 
17. Reutilización: una vez que haya sido creado, en qué otros formatos, tipos de contenidos o ideas se puede reconvertir o reutilizar el contenido.
18. Acción (creación, actualización, optimización): especifica si se trata de un contenido nuevo, creado desde cero, o si es un contenido existente que necesita una optimización SEO o actualización.
19. Comentarios: campo abierto a comentarios adicionales sobre la idea de contenido. Ej. de dónde vino la idea, aspectos importantes a tener en cuenta, ideas relacionadas, etc. 
20. Enlaces o ejemplos: si la idea se ha generado a partir de un contenido existente o se ha tomado algún ejemplo como referencia. 
21. Recursos para crear el contenido: enlaces, documentos internos, personas con las que se puede contactar… cualquier recurso que facilite la creación del contenido. 
22. Apoyo visual: si el contenido irá acompañado de gráficos, imágenes originales, infografías, videos, etc. 
23. Palabra clave target: siempre que el objetivo (principal o secundario) sea generar tráfico orgánico, incluye la palabra clave principal para la que se pretende posicionar. 
24. Volumen de búsqueda de la palabra clave principal: resulta muy útil incluir el volumen mensual de búsqueda de la palabra clave target como referencia. También para tener presente cuál es el potencial de crear ese contenido y llegar a posicionar con él. 
25. URL del principal competidor: la URL que se encuentra en la posición nº1 del ranking de búsqueda de Google para la palabra clave target del contenido. 
26. Palabras clave secundarias: si sabes que va a haber palabras clave secundarias relevantes o que complementan a la principal, añádelas al calendario editorial. También puedes incluir un enlace a otro documento o al informe de tu herramienta de búsqueda de palabras clave. 
27. Estado o fase en la que se encuentra el contenido: puedes optar por los clásicos to do, WIP, done. También puedes indicar si el contenido está pendiente de revisión, pendiente de subir al CMS, programado… aquí la idea es que todo el equipo de marketing tenga visibilidad sobre el proceso de producción de contenidos.
28. Responsable de la revisión / editor: si el contenido debe ser revisado o editado por alguien antes de su publicación. 
29. Otros implicados: si hay otras personas o equipos implicados en el proceso, sean del propio equipo, freelances o agencias. Ej. diseñador, especialista SEO, comercial, equipo de producto, etc. Este punto es importante en proyectos de contenido grandes, que van más allá del típico artículo de blog. 
30. CTAs: llamada a la acción del contenido. Por ejemplo, si se trata de un artículo de lanzamiento de producto, en este campo habría que incluir un enlace a la landing page de producto. O si el artículo está relacionado con una guía o un ebook ya publicados, el CTA podría ser un banner anunciando el contenido descargable.  

Tipos y ejemplos de calendario editorial

Una vez que ya sabes qué información quieres incluir en tu calendario de contenidos, toca el siguiente paso: decidir en qué formato o herramienta lo vas a crear y si vas a seguir algún ejemplo concreto o plantilla. 

Las opciones más modernas y flexibles incluyen herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana. Y luego están las opciones clásicas: el calendario editorial en Excel o Google Sheets.

Ambas opciones tienen sus pros y contras y cambiar de una a otra no te llevará más de un par de horas. Así que no te preocupes y escoge la que te llame más la atención; si al final no te convence, siempre tendrás tiempo de cambiar. 

Plantillas de calendario editorial en Trello

Desde las hechas por el propio equipo de Trello, hasta las creadas por otros marketers y fans de la herramienta, puedes encontrar unos cuantos tableros de Trello disponibles para copiar. Aquí tienes algunos para empezar: 

• Calendario editorial del propio equipo de contenidos de Trello
• Plantilla de calendario editorial para creadores de contenidos
• Plantilla de calendario editorial en Trello sencilla (en 6 columnas)

Pros de usar Trello para tu calendario de contenidos

✔︎ Es un modelo más flexible en el que puedes ir moviendo y ajustando la información según se produzcan los cambios, sin necesidad de borrar y reescribir o de copiar y pegar, como harías en Excel o Google Sheets. 

✔︎ Reflejan mejor la situación presente, pasada y futura del ciclo operativo de marketing de contenidos. 

✔︎ Te permiten recibir notificaciones cuando se produce algún cambio importante en la tarea. 

✔︎ El resultado es más limpio, atractivo y visual.

Plantillas de calendario editorial en Excel o Google Sheets

Si quieres ir a lo clásico y sencillo, aquí tienes algunas plantillas de calendario de contenidos en Google Sheets.

• Plantilla de calendario editorial en Google Sheets de Dear Content
• Plantilla de calendario editorial en Excel de Hubspot

Pros de usar Excel o Google Sheets para tu calendario de contenidos

✔︎ Todo el mundo puede comprender fácilmente un calendario de contenidos hecho en una hoja de cálculo. Una herramienta de gestión de proyectos es fácil de usar, pero si parte del equipo no está acostumbrada, puede generar reticencias. 

✔︎ El resultado suele ser más sobrio y sencillo. Es decir, en un calendario editorial en Excel o Google Sheets lo más probable es que solamente incluyas la información justa y necesaria, y no datos accesorios o campos de más.

✔︎ La organización en pestañas te permite tener en un mismo documento distintos calendarios editoriales para distintos tipos de contenidos, por ejemplo, o incluir información relevante, pero separada del calendario editorial en sí. 

→ ¿Ya te has decidido por un modelo de calendario de contenidos? No te pierdas entonces nuestro artículo 11 lugares en los que encontrar ideas para tu calendario editorial. 

Julia Gómez Acuña

Content Strategist y cofundadora de Dear Content. De niña inventaba negocios y creaba obsesivamente cuentos y guías para convertir a mis padres en leads. Si no estoy creando contenidos, lo más probable es que esté devorándolos.